Vous trouverez, ci-après, quelques informations générales et règles de fonctionnement comptables applicables à la majorité des immeubles gérés par notre bureau de syndic, excepté quelques cas particuliers.
Certaines règles comptables sont également reprises dans le Règlement de Copropriété de chaque immeuble. Celles-ci concernent principalement la répartition des charges entre les copropriétaires.
A chaque fin d’exercice comptable, nous établissons un décompte annuel des charges communes et privatives comprenant les documents suivants, envoyés en même temps que la convocation à l’assemblée générale ordinaire (min. 15 jours avant la date de l’assemblée) :
- Une liste des dépenses reprenant chaque poste de frais par nature et sa répartition par clés/ quotités conformément au plan comptable de l’immeuble avec une ventilation, à titre d’information, entre les dépenses occupants et les dépenses propriétaires.
- Un décompte individuel des charges reprenant le détail des frais de l’année calculé au prorata des quotités de chaque lot. En cas de production commune de chauffage et/ou d’alimentation d’eau, un relevé des consommations, établi par le tiers répartiteur ou exceptionnellement par le syndic, y est annexé.
NB1 : il est également tenu compte des dates de mutation de lot(s) (transfert de jouissance) entre l’ancien et le nouveau propriétaire, au prorata des jours d’occupation.
NB2 : Si le solde du décompte est en faveur du copropriétaire, il sera remboursé, automatiquement endéans les 30 jours de la tenue de l’assemblée générale. Les crédits éventuels ne sont jamais déduits d’un appel de fonds futur.
- Un inventaire composé de deux documents :
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Le Compte de résultats reprenant le résultat entre le détail des charges réelles par nature et le total des provisions réclamées (hors cotisation au fonds de réserve), pour l’année comptable écoulée
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Le Bilan Actif/Passif qui représente l’état patrimonial de la copropriété à la date de clôture.
Le bilan reprend les différents fonds propres de l’association des copropriétaires :
1. Fonds de réserve suivant l’Art. 577 -11 du CC: « Somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d’un ascenseur ou la pose d’une nouvelle chape de toiture. »
L’approvisionnement du fonds de réserve peut être récurrent ou ponctuel. L’assemblée générale annuelle décide du budget nécessaire aux travaux d’investissement.
Certaines recettes peuvent être imputées au fonds de réserve, telles que les intérêts bancaires, les indemnités de retard, les loyers d’une ancienne conciergerie ou d’une antenne gsm.
2. Fonds de roulement suivant l’Art. 577 -11 du CC : « Somme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques telles que les frais de chauffage et d’éclairage des parties communes, les frais de gérance et de conciergerie. »
L’approvisionnement du fonds de roulement est récurrent et réalisé par provisions (mensuelles, trimestrielles ou quadrimestrielles) voire, dans certains cas, par versement annuel (ex. pour les entités de garages).
Le budget d’approvisionnement de ce fonds de roulement est décidé et voté, annuellement, en assemblée générale.
Les fonds de roulement et de réserve sont placés sur des comptes distincts ouverts au nom de chaque association.
3. Fonds de roulement – permanent : une assemblée générale décide de constituer ce fonds afin de permettre au syndic de disposer de la trésorerie adéquate dans l’exercice de sa mission. Ce montant fixe est défini par rapport au fonctionnement et aux besoins de l’immeuble et représente au maximum quelques mois de charges.
Certains notaires le prévoient d’office dans les statuts.
Contrôle des comptes de l’association :
Suivant l’Art. 577-8/2 du CC : « l’assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes, copropriétaire ou non, dont les obligations et les compétences sont déterminées par le règlement de copropriété. »
Dans la plupart des cas, il s’agit d’un copropriétaire, mais il arrive que l’assemblée fasse le choix d’un expert- comptable ou d’un réviseur externe.
Dans le cas d’une reprise de gestion, nous envoyons dans les 30 jours de la reprise des documents, un courrier de présentation du bureau avec les informations utiles et modalités comptables.
Vous pouvez consulter, à la rubrique « Documents et formulaires dans votre Accès à ma copropriété », vos documents comptables annuels (listes des dépenses & bilans).